L’assemblée générale (AG) est l’organe souverain de l’association. C’est le lieu où s’exerce directement la démocratie, car chacun peut s’y exprimer. C’est l’organe de prise de décision qui rassemble tous les membres de l’association (mais les statuts peuvent prévoir une participation plus restreinte). Son fonctionnement doit être prévu dans les statuts.
Appuyez-vous sur ce document cadre pour vérifier :
La fréquence des assemblées générales exigée : deux fois par an, tous les trimestres, mensuelles, etc.
S’il est fait mention d’une période ou date à laquelle la réaliser.
Les sujets qui doivent obligatoirement y être abordés.
La nécessité d’un quorum (en droit, le quorum est un nombre de présence minimal parmi les membres d’une assemblée sans lequel une délibération au sein de celle-ci ne peut être valide).
Les délais et modes obligatoires de transmission de la convocation à l’assemblée générale.
Le nombre de pouvoirs possibles (ce nombre devra être rappelé aux membres).
Les personnes ayant droit de vote et/ou de présence.
La liste d’émargement
Afin de prévenir d’éventuelles contestations ultérieures, il est important de prévoir ce document.
Tous les membres présents devront signer pour eux-mêmes mais également pour les personnes dont ils détiennent le pouvoir. Sera également indiqué le nombre de personnes présentes et représentées ainsi que le total.
La feuille d’émargement devra être certifiée exacte et sincère par le président de séance (et éventuellement le secrétaire de séance).
Autres documents nécessaires
Avant de convoquer tous les participants à l’AG, assurez-vous de disposer de tous les éléments nécessaires pour qu’elle soit productive.
Si la tenue de l’AG est à la demande spontanée du président de l’association ou du bureau, par exemple, rassemblez les éléments sur lesquels vous souhaitez concerter les participants.
Si c’est une AG « programmée », il peut s’agir par exemple des bilans comptables en fin d’année, des graphiques concernant l’évolution des membres (nouvelles inscriptions, renouvellements, départs, etc.), ou tout autre document à présenter.
Les statuts déterminent librement l’auteur de la convocation – généralement le secrétaire. Elle peut être à l’initiative du président, du conseil d’administration ou d’un certain nombre de membres de l’association (à préciser dans les statuts).
La convocation contient l’ordre du jour qui doit être précis. L’AG ne peut valablement délibérer que sur les seuls points figurant à l’ordre du jour, la mention « questions diverses » ne devant concerner que des questions mineures.
Les modes de convocation sont librement prévus : individuel, collectif, par courrier, etc.
L’association doit s’assurer que tous les membres ont bien été informés ; l’envoi par courrier individuel est donc fortement recommandé en respectant un délai raisonnable pour que chacun puisse prendre ses dispositions.
Modèle de convocation
Madame, Monsieur,
J’ai le plaisir de vous informer de la tenue de la prochaine assemblée générale de notre association, qui aura lieu le…. à….
Il est essentiel que vous soyez présent(e) lors de ce moment fort de la vie de notre association. (Éventuellement, mettez en avant un élément majeur pour attirer l’attention sur l’importance de la réunion)
L’ordre du jour est le suivant : (à titre indicatif )
approbation du rapport moral et financier de l’année écoulée,
vote du budget pour le prochain exercice,
renouvellement du conseil d’administration,
questions diverses.
Attention, les points non prévus à l’ordre du jour ne peuvent être abordés. Pour pouvoir discuter des points de détail, il est donc habile de prévoir systématiquement une rubrique « questions diverses ».
Conformément à l’article… des statuts de notre association (ou à l’article.. du règlement intérieur), un quorum de… doit être atteint pour que les délibérations soient valables (cf. statuts).
Conformément à l’article… des statuts de notre association (et à l’article.. du règlement intérieur), seuls les membres présents le jour de l’assemblée peuvent voter.
Si le vote par procuration est possible
Compte tenu de l’importance de l’assemblée générale ordinaire, il est souhaitable que vous soyez présent. Mais en cas d’indisponibilité, nous vous rappelons que le vote par procuration est possible conformément à l’article… de nos statuts. Aussi, si vous ne pouvez assister à l’assemblée générale ordinaire, nous vous proposons ci-joint une formule de vote par procuration. Vous serez ainsi représenté par le membre de votre choix. (Vous pouvez limiter le nombre de pouvoir par personne).
(Eventuellement) Nous vous rappelons que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent participer à l’assemblée générale ordinaire en vertu de l’article… de nos statuts (ou de l’article… du règlement intérieur).
Dans l’attente de notre prochaine rencontre, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.
Fait à… le…
Le président (ou le secrétaire)
Pièces jointes : tous les documents utiles pour l’assemblée (rapports, liste des membres, etc.)
Modèle de pouvoir
Le…, à…
Je soussigné…, demeurant à …, donne pouvoir à…, aux fins de me représenter lors de l’assemblée générale ordinaire qui se tiendra le…, à…
M./Mme … pourra prendre part, en mon nom, à l’ensemble des délibérations, voter ou s’abstenir, participer à toutes les questions prévues à l’ordre du jour.
M./Mme … (signature précédée de la mention manuscrite « bon pour pouvoir »)
(facultatif) Réserver une salle auprès de la Maison des associations.
(facultatif) Achats alimentaires si vous organisez un pot (attention aux dates limites de consommation si organisé bien en amont)
(facultatif) Contacter l’association Plus belle ma ville pour le prêt de vaisselle réutilisable – un geste économique et écologique – au 06 12 46 77 45 ou à srdc57@gmail.com
Comment vote-t-on ?
Les titulaires du droit de vote sont les membres de l’assemblée définis dans les statuts. Toutefois, tous les membres de l’assemblée n’ont pas obligatoirement droit de vote délibératif, les statuts pouvant prévoir, pour certains membres, un droit de vote consultatif.
La règle est une personne = une voix.
Le mode de scrutin est libre, ainsi que les conditions de majorité pour l’adoption des décisions.
Certaines associations se voient imposer un mode de scrutin : associations sportives affiliées à une fédération, associations reconnues d’utilité publique…
La représentation par un mandataire d’un membre absent est, en cas de non précision dans les statuts, de droit et illimitée. On parle de mandat, pouvoir ou encore de procuration. Les statuts peuvent limiter le nombre de mandats par personne.
Le vote par correspondance n’est pas de droit, il doit être expressément prévu par les statuts pour être pratiqué.
Rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale
Même si la loi ne l’impose pas, la rédaction d’un procès-verbal est fortement recommandée. Il prouvera que l’assemblée s’est déroulée dans des conditions normales et que les délibérations sont valables.
Modèle de procès-verbal
Association…
Vous pouvez également utiliser un papier à entête de l’association précisant sa dénomination complète, son sigle, son domicile.
Le…, à…, les membres de l’association … se sont réunis en assemblée générale ordinaire annuelle sur convocation du président (ou d’une autre personne en fonction du signataire du courrier de convocation) effectuée par lettre simple (cf. la convocation).
L’assemblée est présidée par M./Mme …, en qualité de président de l’association. Il est assisté par un secrétaire de séance, M./Mme …, en tant que secrétaire de l’association.
M./Mme …, commissaire aux comptes de l’association, régulièrement convoqué(e), est présent(e).
(Il est possible que d’autres personnes assistent à l’assemblée, les nommer).
Il a été établi une feuille d’émargement, annexée au procès-verbal, signée par les membres présents ou représentés.
Aussi le quorum étant atteint, l’assemblée a pu valablement délibérer sur l’ordre du jour rappelé par le président :
Enumérer précisément l’ordre du jour (cf. lettre de convocation)
Le président fait remarquer que l’ensemble des documents ont été adressés à chacun des membres dans le cadre des convocations.
Il est fait lecture des différents rapports (financier, moral, etc.)
Lors du débat qui a suivi, il a été fait remarquer les éléments suivants :
Après débat entre les membres (préciser ce qui a été dit), le président de séance met aux voix les points suivants conformément à l’ordre du jour :
L’assemblée générale adopte, à la majorité de … voix (ou à l’unanimité) la délibération…
Renouvellement du mandat d’un membre du conseil d’administration : l’assemblée renouvelle MM…(noms et prénoms) en qualité de membres du conseil d’administration. Ceux-ci exercent leur fonction conformément aux statuts pour une durée de … Cette résolution est adoptée à l’unanimité (ou la majorité de … ou est rejetée par … voix contre …)
Désignation (ou renouvellement) des commissaires aux comptes : M./Mme …. (nom et prénom) est désigné(e) comme commissaire aux comptes de l’association. Cette résolution est adoptée à l’unanimité (ou à la majorité …)
Questions diverses
L’ordre du jour étant clos, la séance est levée à … Il est dressé un procès-verbal de l’ensemble de ces éléments, signé par le président de séance et le secrétaire de séance.
Le Président de séance
(Nom et signature)
Le secrétaire de séance
(Nom et signature)
Si des élections ont eu lieu
Dans un délai de 3 mois, vous devez envoyer le Cerfa 13971 03 (2) de déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association au greffe des associations de la préfecture de Bobigny :
Sur place Préfecture
Direction de la citoyenneté et de la légalité
Bureau des associations et des élections
1 esplanade Jean-Moulin
93000 Bobigny
Dans un délai de moins de 3 mois, vous devez envoyer le PV d’AG accompagné du cerfa n°13972*03 avec les nouveaux statuts signés par au moins deux membres du bureau.
Ce formulaire vous permet de déclarer différentes modifications de votre association, à savoir son titre, son siège social, son objet, son adresse de gestion ou encore sa dissolution.
Sur place Préfecture
Direction de la citoyenneté et de la légalité
Bureau des associations et des élections
1 esplanade Jean-Moulin
93000 Bobigny
(dans tous les cas) Envoyez le PV à la Maison des associations
Joignez-y tous les documents utiles, pour tenir nos services informés de tous changements – statuts, nouveaux membres du bureau, du conseil d’administration, etc.)
Pour une meilleure visibilité des décisions de l’association, mais aussi pour assurer une certaine transparence vis à vis de futurs membres, nous vous recommandons de publier le PV d’AG sur tout support de communication public dont vous disposez.
Dresser le bilan – Rapport d’activité
Le rapport d’activités permet de revenir sur l’ensemble de l’année écoulée, scolaire ou civile, en apportant un point de vue global sur la vie de l’association.
Lors de sa rédaction, il peut être intéressant de s’appuyer sur les éléments recensés pour déterminer les projets et besoins pour l’année suivante, qu’il peut inclure dans sa présentation.
[Année d’exercice]
Nom de l’association :
N° Siret :
1. Objectifs et partenaires de l’association
Rappel de l’objet / valeur de l’association :
Partenariat mis en place :
Les aides apportées par la Ville et créneaux utilisés :
Équipement partagé
Salle ponctuelle pour réunion ou manifestation
Équipement exclusif
Matériel (mobilier)
Matériel de régie
Subvention
Les aides apportées par d’autres organismes :
Montant des adhésions :
Affiliation à une fédération :
Montant reversé à la fédération :
2. Les forces vives de l’association
Nombre d’adhérents sur l’année écoulée :
Dont Rosnéens :
Typologie des adhérents :
Nombre d’hommes :
Nombre de femmes :
Personnes de moins de 18 ans :
Personnes de plus de 60 ans
Personnes handicapées :
Nombre de renouvellement et de nouveaux arrivants :
Nombre de bénévoles :
Nombre de salariés et ETP :
3. Le fonctionnement de l’année écoulée
Actions / manifestations mises en place :
Titre
Lieu
Date
Nombre de personnes accueillies
Tarifs
Excédent ou déficit
Nombre d’ateliers réalisés par semaine ou à l’année :
Nombre moyens de participants :
4. Les leviers et/ou les difficultés éventuelles rencontrées :
5. Les événements marquants de l’année :
6. Date de l’assemblée générale :
7. Modification ou pas du bureau / Conseil d’administration, liste des nouveaux membres :
8. Les projets
Projets pour l’année à venir :
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